Przedsiębiorcy prowadzący w ramach działalności księgi rachunkowe są zobowiązani do sporządzania tzw. bilansu rocznego – sprawozdania finansowego, które zawiera podstawowe informacje o stanie rzeczywistym majątku firmy. Przygotowanie bilansu rocznego konieczne jest zawsze, gdy prowadzone są księgi rachunkowe, a więc gdy działalność ma bardzo wysokie przychody, jest spółką kapitałową, spółką osobową bądź działalnością jednoosobową prowadzącą ewidencję w formie ksiąg rachunkowych. Jak należy takie sprawozdanie przygotować?
Jak powinien wyglądać bilans roczny?
Na sprawozdanie finansowe działalności gospodarczej powinny składać się odpowiednio przygotowane wprowadzenie, bilans, rachunek zysków i strat oraz wszelkie niezbędne informacje dodatkowe i objaśnienia. Każdy z powyższych elementów jest w sprawozdaniu niezbędny, choć najważniejszą rolę odgrywa rachunek zysków i strat, w którym wskazuje się oddzielnie przychody, koszty, zyski i straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy.
Wprowadzenie w sprawozdaniu rocznym powinno przedstawiać informację o nazwie i siedzibie firmy, podstawowych celach działalności, czasie trwania działalności oraz sądzie lub innym organie prowadzącym rejestr. We wprowadzeniu podaje się także zakres sprawozdania finansowego oraz okres sprawozdawczy. Wprowadzenie przechodzi bezpośrednio do bilansu, w którym ujęte zostają aktywa, rozliczenia międzyokresowe, zapasy, należności krótkoterminowe i pasywa. W bilansie rocznym trzeba ująć również sprawozdanie z przepływów pieniężnych i zastawienie zmian w kapitale własnym.
Pomoc w przygotowaniu bilansu rocznego oferuje Inpensa – biuro prowadzące obsługę księgową we Wrocławiu.
Bilans roczny jest zwykle najbardziej rozbudowanym elementem sprawozdania finansowego zawierającym wycenę wszystkich składników majątku firmy bazującą na wcześniej przeprowadzonej inwentaryzacji. Roczny bilans powinien obejmować wszystkie aktywa, a więc wartości niematerialne i prawne należące do firmy, rzeczowe aktywa trwałe, należności długoterminowe (np. kaucje, obligacje, odszkodowania), inwestycje długoterminowe, rozliczenia międzyokresowe (np. aktywa z tytułu odroczonego podatku dochodowego), należności krótkoterminowe oraz zapasy. W bilansie należy wyszczególnić również pasywa firmy, a więc kapitał, niezależne wpłaty na kapitał podstawowy i wszelkie udziały własne.
Rachunek zysków i strat w sprawozdaniu finansowym obejmuje zestawienie wszystkich strumieni przychodów w firmie, wliczając w to przychody uzyskane ze sprzedaży towarów i usług oraz różnych operacji finansowych. Założeniem rachunku zysków i strat jest przedstawienie zdolności firmy do generowania zysków i wskazanie, że jest ona w stanie utrzymać się z prowadzonej działalności.
Kiedy należy sporządzić bilans roczny?
Co do zasady, jeśli rok obrotowy firmy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, termin przygotowania sprawozdania finansowego przypada na 31 marca roku następującego po roku obrotowym. Po jego terminowym przygotowaniu, bilans roczny powinien zostać przedstawiony odpowiednim organom w firmie w celu zatwierdzenia, nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego (a więc do 30 czerwca). Jeśli sprawozdanie finansowe zostanie zatwierdzone, bilans należy złożyć wraz z uchwałą o zatwierdzeniu do właściwego rejestru sądowego w ciągu 15 dni od zatwierdzenia, wykorzystując platformę eKRS. Forma elektroniczna jest wymagana dla sprawozdań finansowych od 1 października 2018 r. i zgodnie z nowymi zasadami wszystkie sprawozdania powinny być opatrzone podpisem elektronicznym. Co ważne, aby osoba składająca sprawozdanie finansowe w imieniu spółki była do tego uprawniona, konieczne jest by posiadała numer PESEL. Stąd też w wielu spółkach zagranicznych pojawiają się w zarządzie osoby reprezentujące posiadające nadany numer PESEL.
Nie złożenie bilansu rocznego w odpowiednim terminie grozi karą za popełnienie wykroczenia skarbowego, dlatego tak ważne jest, by dopilnować określonych odgórnie terminów dla sprawozdań finansowych. Firmy, które spóźnią się ze złożeniem bilansu rocznego i są tego świadome, mogą złożyć wraz ze sprawozdaniem oświadczenie czynnego żalu o popełnieniu wykroczenia, pod warunkiem że wykroczenie to nie zostało jeszcze przez odpowiednie organy odkryte i udokumentowane.