Certyfikacja systemów zarządzania organizacją to jeden z najskuteczniejszych sposobów osiągnięcia przewagi konkurencyjnej i zdobycia formalnego potwierdzenia własnego zaangażowania w zrównoważony rozwój rynku. Jedną z najpopularniejszych norm wybieranych przez przedsiębiorców jest dziś norma ISO 9001 określająca ogólne warunki, wytyczne i najlepsze praktyki dla systemów zarządzania jakością w dowolnej gałęzi przemysłu. W jaki jednak sposób norma ISO 9001 kształtuje zarządzanie jakością w firmie i jak przebiega certyfikacja systemów zarządzania w praktyce?
Czym jest certyfikat ISO 9001?
ISO 9001 uważane jest za jedną z najbardziej podstawowych, rozpoznawalnych norm wprowadzonych przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną w celu usystematyzowania wymogów dotyczących zarządzania jakością na rynku w obrębie dowolnej gałęzi przemysłu. Każda organizacja może bowiem skorzystać na systemowym podejściu do zarządzania jakością, promując swoimi działaniami podejście minimalizujące ryzyko i przewidujące zagrożenia, dążące do ciągłego doskonalenia działań czy osiągania konkretnych celów biznesowych w sposób zrównoważony. Najnowsza wersja ISO 9001 skupia się dodatkowo na celach zewnętrznych takich jak zadowolenie klientów, które bezpośrednio wpływa na jakość działań firmy oraz na dążeniu do osiągania coraz ambitniejszych celów w myśl dążenia do ciągłego doskonalenia się.
Jak przebiega proces certyfikacji systemów zarządzania?
Certyfikacja systemów zarządzania to długi i wymagający proces obejmujący nie tylko fizyczne wdrożenie standardów ISO 9001 do systemu zarządzania organizacją, ale też ustabilizowanie jego obecności w firmie do takiego stopnia, by działania zgodne z zasadami ISO 9001 były czymś zupełnie naturalnym. Proces ten może trwać często nawet kilka lat, dlatego też ważne jest przyjęcie odpowiedniego modelu doskonalenia zarządzania i stopniowe wdrażanie nowych zasad tak, by mogły utrwalić się w świadomości firmy jako lepsze i skuteczniejsze, a nie tylko nowe i obce rozwiązania.
Pierwszym z etapów procesu certyfikacji systemów zarządzania jest identyfikacja obecnych problemów i analiza stosowanego w firmie systemu zarządzania jakością w celu odnalezienia luk pomiędzy obecnym systemem a wymogami ISO 9001. Etap ten nazywa się często analizą luk i zwykle obejmuje on audyt wewnętrzny, dzięki któremu możliwa jest dokładna analiza wszystkich procesów i obszarów firmy pod kątem usprawnień i zgodności z wybraną normą. W momencie gdy wszystkie problemy zostaną ujawnione i jasno określone, możliwe jest przejście do kolejnej fazy: etapu planowania.
Planowanie nowego, usprawnionego systemu zarządzania jakością jest prawdopodobnie najważniejszym, kluczowym działaniem certyfikacji systemów zarządzania. To na tym etapie podejmowane są wszelkie decyzje dotyczące usprawnień działań firmy i to dzięki niemu możliwe jest ustalenie nowych procedur, rozwiązań i polityki odnośnie zarządzania jakością. W momencie jasnego określenia wszystkich usprawnień i celów, jakie mają być osiągnięte po wprowadzeniu ISO 9001, firma jest gotowa na zdecydowanie najdłuższy etap wdrażania systemu i zapewniania jego skuteczności.
Proces wdrożenia nowego systemu zarządzania jakością opartego o ISO 9001 wymaga ciągłego doskonalenia procesów i stopniowego podnoszenia ich jakości do poziomu określonego przez normę tak, by sam proces wdrożenia normy nie wprowadzał do działań firmy chaosu i niepotrzebnego ryzyka.
Certyfikacja systemów zarządzania jest zakończona audytem zewnętrznym (certyfikującym) potwierdzającym zgodność wprowadzonego systemu zarządzania z normą ISO 9001. Firmy, które decydują się na certyfikację, wybierając swoją jednostkę certyfikującą mogą skorzystać z możliwości poprzedzenia audytu certyfikującego dodatkowym audytem wstępnym, pozwalającym wykryć wcześniej niezidentyfikowane braki i niedociągnięcia i poprawić je jeszcze przed oficjalnym audytem certyfikującym.
Co zrobić, aby uzyskać certyfikat ISO 9001?
Uzyskanie certyfikatu dla systemu zarządzania jakością warto rozpocząć od dokładnego zapoznania się z możliwościami certyfikacyjnymi i założeniami normy, gdyż jak widać cały proces prowadzący do uzyskania certyfikacji systemów zarządzania to długie i pracochłonne przedsięwzięcie. Choć samo uzyskanie certyfikatu ISO 9001 niesie za sobą wiele dobrego zarówno pod względem wizerunkowym, jak i organizacyjnym, firmy muszą być przygotowane na intensywną pracę i często duże zmiany w różnorodnych procesach wewnętrznych prowadzące do ogólnej poprawy jakości działań.