Zakłócenia w działalności biznesowej mogą stanowić poważne zagrożenie dla dalszego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Skuteczne reagowanie i szybkie odzyskiwanie energii po awariach i zakłóceniach różnego typu umożliwia wdrożenie systemu zarządzania ciągłością działania.
Czym jest system zarządzania ciągłością działania?
System zarządzania ciągłością działania, czyli BCMS (ang. Business Continuity Management System), to system zarządzania łączący powiązane ze sobą metody, procedury i zasady, które mają na celu zapewnienie ciągłości działania krytycznych procesów biznesowych w sytuacjach awaryjnych i w przypadku wystąpienia szkód, a także dać gwarancję ich ciągłego rozwoju i doskonalenia. Dzięki temu holistycznemu procesowi zarządzania, identyfikującemu potencjalne zagrożenia oraz wpływy tych zagrożeń na działalność biznesową, możliwe jest budowanie odporności organizacyjnej i skutecznych reakcji, które zabezpieczają interesy kluczowych interesariuszy oraz reputację, markę i tworzące wartość działania.
- Funkcjonowanie systemu zarządzania ciągłością działania
System zarządzania ciągłością działania chroni organizację przed negatywnymi konsekwencjami nieprzewidzianych sytuacji. Jego wdrożenie zakłada opracowanie scenariuszy postępowania wskazujących kolejność działań, jakie muszą zostać podjęte w sytuacji kryzysowej. Wymaga również wyznaczenia osób odpowiedzialnych i przypisania im określonych zadań.
By system zarządzania ciągłością działania spełniał swoją funkcję, powinien zostać opracowany na podstawie wyników analizy ryzyka, obrazujących możliwe zagrożenia dla działania jednostki organizacyjnej.
- ISO 22301
Dobre praktyki w zakresie zarządzania ciągłością działania wprowadza norma ISO 22301. Wdrożenie wskazywanych przez nią wytycznych przygotowuje organizację na skuteczne reagowanie w obliczu nieoczekiwanych incydentów i chroni ją przed wystąpieniem potencjalnych szkód zarówno o charakterze finansowym, jak i wizerunkowym. Norma ISO 22301 określa wymagania dla systemu zarządzania ciągłością działania we wszystkich organizacjach, niezależnie od wielkości i branży, w jakiej działają.
Główne cele systemu zarządzania ciągłością działania
Podstawowym celem systemu zarządzania ciągłością działania jest zapewnienie jasnego i szczegółowego obrazu funkcjonowania organizacji. Dostarcza on cennych informacji przydatnych w:
- planowaniu strategicznym,
- zarządzaniu ryzykiem,
- zarządzaniu łańcuchem dostaw,
- transformacji biznesowej,
- zarządzaniu zasobami.
Działania prowadzone w zgodzie z systemem zarządzania ciągłością działania służą uregulowaniu procesu zarządzania zasobami organizacji. Umożliwiają przede wszystkim:
- przygotowanie na incydenty, jakie mogłyby zakłócić funkcjonowanie organizacji,
- podejmowanie stosownych działań prewencyjnych, które zmniejszają prawdopodobieństwo wystąpienia awarii i incydentów,
- odpowiednie przygotowanie się na sytuacje kryzysowe,
- bardziej skuteczne przeciwdziałanie zagrożeniom,
- zabezpieczenie organizacji i sprawny powrót do jej normalnego funkcjonowania.
Wdrożenie systemu zarządzania ciągłością działania służy ponadto uzyskaniu takich korzyści, jak:
- lepsze rozumienie krytycznych kwestii i wrażliwych obszarów,
- lepsza współpraca między zespołami,
- zwiększenie odporności organizacyjnej,
- zmniejszenie kosztów i wpływu nieprzewidzianych incydentów na wyniki działalności,
- obniżenie składek ubezpieczeniowych.
Organizacja budująca, utrzymująca i doskonaląca system zarządzania ciągłością działania dba zarówno o własne korzyści, jak i o interesy swoich partnerów biznesowych, kontrahentów i konsumentów. Jawi się ona jako godna zaufania i przygotowana do tego, by zawsze stanąć na wysokości zadania.
Zalety wdrożenia systemu zarządzania ciągłością działania w przedsiębiorstwie
Decyzja o wdrożeniu systemu zarządzania ciągłością działania, zgodnego z założeniami normy ISO 22301, należy do strategicznych posunięć każdej jednostki organizacyjnej. Wpływa na jej zrównoważony rozwój i zapewnia długofalowe bezpieczeństwo. Zalety wdrożenia systemu zarządzania ciągłością działania w przedsiębiorstwie uwidaczniają się w obliczu nieprzewidzianych, często niezależnych od tego przedsiębiorstwa wydarzeń. Dotyczy to sytuacji zarówno w obszarze gospodarczym, jak i klimatycznym i odnoszącym się do zdrowia publicznego.
Wśród zalet systemu można wyróżnić przede wszystkim:
- zwiększenie odporności firmy na wydarzenia losowe,
- zwiększenie płynności finansowej firmy,
- zdolność do całościowego, efektywnego kontrolowania czynników ryzyka,
- zdolność do przewidywania potencjalnych zakłóceń oraz sytuacji kryzysowych i przygotowania się na ich wystąpienie,
- umiejętność właściwego reagowania w obliczu sytuacji kryzysowych,
- umiejętność skutecznego przeciwdziałania sytuacjom kryzysowym.
System zarządzania ciągłością działania pozwala ponadto poprawić wizerunek organizacji w oczach klientów, dostawców oraz organów regulacyjnych, co przekłada się na jej sytuację finansową. Ceny akcji przedsiębiorstw dobrze przygotowanych na wystąpienie incydentów i awarii są wyższe od cen akcji firm, które nie opracowały skutecznego systemu zarządzania ciągłością działania.