Przedsiębiorcy prowadzący firmę muszą dopełnić wielu formalności, by działalność była zgodna z przepisami. Sytuacja dodatkowo komplikuje się, kiedy firma się rozwija i zatrudniamy pracowników. Musimy wtedy zająć się sporządzaniem i sprawdzaniem poprawności list płacowych, prowadzaniem dokumentacji związanej z przebiegiem stosunku pracy (w tym dokumentacji do celów zasiłkowych i emerytalnych) czy przygotowaniem danych do rozliczeń w ramach umów cywilnoprawnych.
Obsługa kadrowo – płacowa pracowników nawet w małej firmie to ciężka praca. Właściciele mogą rozwiązać tę kwestię na 3 sposoby: mogą sami zajmować się tym tematem, zatrudnić dedykowanego pracownika, lub wynająć biuro rachunkowe. Formalności jest na tyle dużo, że ciężko prowadzić własny biznes i zajmować się nimi. Dlatego warto przeanalizować dwie kolejne możliwości. Czy małym firmom bardziej opłaca się zatrudnić dedykowanego pracownika czy biuro rachunkowe?
Zalety i wady biura rachunkowego
Z usług biura księgowego warto skorzystać kiedy rozliczenia stają się bardziej skomplikowane. Tak jest zazwyczaj, kiedy prowadzimy księgę przychodów i rozchodów, rozliczenia VAT i pracowników. Powinniśmy zdecydować się na to rozwiązanie jak tylko zauważamy, że poświęcamy więcej czasu na księgowość niż na rozwijanie naszej działalności. Wszystko zależy więc od naszych indywidualnych preferencji i znajomości przepisów.
Biura rachunkowe mają dodatkową zaletę – minimalizują nasze ryzyko w przypadku błędów lub niedopełnienia formalności. Przedsiębiorca zawsze ponosi pełną odpowiedzialność za prawidłowe rozliczenia, jednak jeżeli zatrudnia firmę, która zajmuje się tym profesjonalnie może oczekiwać od niej odszkodowania. Kiedy możemy się go domagać? W momencie, gdy my dopełniliśmy wszystkich formalności, a z winy biura rachunkowego ponosimy dodatkowe koszty. Osoby usługowo prowadzące księgowość muszą posiadać OC, co gwarantuje Państwu zwrot kosztów i bezpieczeństwo – mówi główna księgowa z Podatki Online.
Plusem takiego rozwiązania jest również to, że pracownicy tam zatrudnieni cały czas się rozwijają, są na bieżąco z przepisami i dzięki temu potrafią rozwiązać nawet najtrudniejsze sytuacje. Często w tego typu firmach istnieją zespoły specjalizujące się w określonych procedurach, a nawet jeżeli nie specjaliści mogą się ze sobą konsultować i w ten sposób znaleźć odpowiednie rozwiązanie. Osoby usługowo prowadzące księgowość muszą dysponować certyfikatem księgowym Ministra Finansów, co gwarantuje nam odpowiedni poziom kompetencji.
Kiedy zatrudnić dedykowanego pracownika?
Uznaje się, że dedykowany pracownik to raczej rozwiązanie dla większych firm. Pamiętajmy, że zatrudniając dodatkową osobę musimy wycenić koszt nie tylko jej pensji, ale również przygotowania odpowiedniego środowiska pracy. Może się to wiązać chociażby z zakupem specjalistycznych programów. Dlatego uważa się, że zatrudnienie księgowego jest dobrą decyzją, kiedy koszty są niższe niż współpracy z biurem księgowym.
Pamiętajmy, że w przypadku zmian w przepisach czy nowych rozwiązań sami będziemy musieli zainwestować w przeszkolenie naszego pracownika. Włożymy również spore pracy w zrekrutowanie odpowiedniej osoby o wysokich kompetencjach.
Jeżeli zatrudniamy swojego księgowego jego odpowiedzialność zależy od formy zatrudnienia. Gdy zatrudniamy kogoś na podstawie umowy zlecenia teoretycznie możemy domagać się od niego odszkodowania jak od biura rachunkowego. W praktyce jednak takie osoby nie mają obowiązku mieć wykupionego OC, więc dochodzenie swoich racji jest dużo trudniejsze.
Jeżeli zatrudniamy kogoś na podstawie umowy o pracę jego odpowiedzialność jest taka sama jak innych pracowników. Według ogólnych zasad ogranicza się do równowartości 3 miesięcznego wynagrodzenia. Wyjątek może stanowić tylko umyślne działanie na szkodę pracodawcy, ale bardzo ciężko to udowodnić. Pracownik może dysponować OC, ale to my musimy mu je wykupić.