Prowadzenie księgowości w firmie to bardzo skomplikowana i czasochłonna praca, która wymaga odpowiedniego wykształcenia, umiejętności oraz doświadczenia w tym temacie.
Z tego względu bardzo dużo osób, decyduje się na skorzystanie z usług oferowanych przez biura rachunkowe. Takie rozwiązanie pozwala powierzyć całą księgowość firmy specjalistom, dzięki czemu zaoszczędzamy sporo czasu i nie musimy martwić się rozliczaniem podatków.
Wiele osób korzysta usług biura rachunkowego po to, aby mieć pewność, że ich księgowość będzie prowadzona w prawidłowy sposób i dzięki temu firma będzie bezpieczna. Jednak nikt nie jest nieomylny i nawet biurom rachunkowym zdarza się popełniać błędy. Pomimo że jest to sytuacja dość rzadka, to warto wiedzieć, co w takim przypadku należy zrobić i kto ponosi odpowiedzialność za popełnione błędy.
Czym są błędy księgowe?
Błędy księgowe to różnego rodzaju pomyłki popełniane przez osoby zajmujące się księgowością danej firmy. Nawet niewielki błąd w obliczeniach lub inne uchybienie, które może wydawać się na pierwszy rzut oka nieistotne, może skutkować poważnymi problemami i konsekwencjami prawnymi.
Z tego względu bardzo ważne jest, aby podczas prowadzenia księgowości być bardzo dokładnym i rzetelnym, a także potrafić samodzielnie się kontrolować, aby zauważać swoje błędy i szybko je naprawiać.
Najczęstsze błędy księgowe to m.in.:
- zaksięgowanie nieprawidłowej kwoty na właściwym koncie bankowym,
- zaksięgowanie prawidłowej kwoty na niewłaściwym rachunku,
- pominięcie danej operacji podczas księgowania,
- dwukrotne zaksięgowanie tej samej operacji.
Błędy księgowe mogą być poprawiane, a to, w jaki sposób się tego dokonuje, reguluje ustawa o rachunkowości, a dokładniej art.25 ust.1 tego dokumentu, który mówi, że błąd księgowy może być poprawiony poprzez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty (poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca) lub przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi.
Kiedy mogą wystąpić?
Podczas prac księgowych, nawet gdy czynności wykonuje osoba wykwalifikowana i posiadająca spore doświadczenie w tym zakresie, nie jest możliwe całkowite wykluczenie ryzyka popełnienia błędów w zapisach księgowych. Do takich pomyłek dochodzi najczęściej w przypadku opóźnionych lub nieprawidłowych zapisów, a także w sytuacji, gdy zapisy nie zostaną wykonane w ogóle.
Przyczyną tego może być np. brak doświadczenia w rachunkowości, pozyskiwanie niezbędnej wiedzy z niesprawdzonych źródeł, nieznajomość aktualnej linii orzecznictwa wpływającego na interpretację przepisów prawa podatkowego, brak możliwości śledzenia zmian w przepisach, nieuczestniczenie w kursach i szkoleniach prowadzonych przez ekspertów w dziedzinie księgowości, brak cech osobowości niezbędnych w pracy księgowego (myślenie w sposób analityczny, terminowość, dokładność, rzetelność itd.), pośpiech czy też skłonność do pomyłek.
Kto ponosi odpowiedzialność za błędy księgowe?
W przypadku gdy korzystamy z usług biura rachunkowego i zostanie popełniony jakiś błąd księgowy to według art. 26 Ordynacji podatkowej, odpowiedzialność za to ponosi podatnik. O odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków podatkowych nie zwalnia brak winy po stronie podatnika czy też przyczynienie się do tego osób trzecich. Sam fakt, że dany obowiązek nie został wykonany w ogóle lub został wykonany błędnie, skutkuje automatycznie odpowiedzialnością.
Można się jednak w pewien sposób od tego uchronić wybierając sprawdzone biuro rachunkowe Inpensa Wrocław, które jest ubezpieczone od odpowiedzialności cywilnej. W takim przypadku, gdy biuro popełni jakiś błąd, podatnik może ubiegać się od nich pełnego odszkodowania, które pokrywane jest właśnie z tego ubezpieczenia. W takiej sytuacji biuro rachunkowe bierze w pewnym sensie odpowiedzialność na siebie za popełnione błędy i rekompensuje ich skutki klientowi.
Konsekwencje te dotyczą zaniedbań w wyliczeniach i odprowadzaniu podatku. Jednak w sytuacji, gdy działania biura rachunkowego zostaną sklasyfikowane jako przestępstwo lub wykroczenie skarbowe, to pełną odpowiedzialność za to ponosi księgowy lub właściciel danego biura.